一、采购中心的职能

1．负责采购学院教学、行政、基建的各种物资、设备、固定资产，（图书，教材由红蓝公司购办除外）及学院指定的特别采购任务。

2．负责采购请款，结帐，采购物资的进仓，并跟进保修期的售后服务工作。

3．负责采购工作的招标组织，市场调查。招标小组另据情况组织。

4．从工作实际出发，逐步制定和完善相关管理制度（目前为；采购中心职能、采购中心主任职责、采购员职责、采购方式的界定、招标采购工作程序、竞价采购工作程序、询价采购工作程序、学院监察工作程序等，以后根据经验逐步补充）

5．建立广泛的最新的供应商、价格信息资料档案。

二、 采购方式

学院采购方式分为招标采购，竞价采购，询价采购三种。

1．物资设备采购，批量金额在十万元以上的实行招标采购。由采购中心组成由专业人员、使用部门人员、相关领导及采购中心人员组成的招标小组，经监察部（或监察人）审定后开展标评标采购程序，并最终经过董事会的审定后购买。

2．各项物资设备批量在三千元以上十万元以下的、单项单价在五百元以下的实行竞价采购，由采购中心作市场调查，填写竞价报告和订购单PO单后，按PO单规定的程序报学院有关领导和部门审批后购买。

3．采购批量在三仟元以下的、单件单价在五百元以下的，属于询价采购。由采购中心货比三家后自行决定单价购买。

三、 招标采购工作程序

1）由使用部门填写学院统一的请购单（PR单）,并提请学院组织有关人员论证,按学院审批程序审批,完成后采购中心核准办理.

2)  由采购中心主任对使用部门的请购单(PR)进行审查核准,要求采购物资应包括名称,规格,功能,（品牌,型号,产地,价格，仅作参考）。要求审批手续完全,符合预算要求,有资金使用预算编号。

     审查核准后,采购中心主任签名并负责提名组成项目招标工作小组，小组由采购、财务、使用部门、技术部门和相关领导、人员组成。名单要经学院监察部（或监察人）审定。小组确定后，对项目讨论必要事宜后,安排采购人员开展具体工作。

3)  审查核准中如有认为需补手续的,须与申请部门负责人协调要求重新补办手续。

4)  由负责项目的采购员或专家草拟或组织草拟标书内容,完成后交使用部门,相关部门，最后交学院监察部（或监察人）审定后由采购中心主任签发。必须选择五个或以上有良好资信的供应商发出标书,采购员或专家负责发标期间的答疑工作和其他具体工作。

5)  招标中心按投标文件规定时间组织招标小组人员进行开标,评标,参评人员均须认真,公平填写招标评分表,最后由中心主任安排经办采购员汇总意见,编写评分总表,作出结论意见和采购员填写好的订购单PO单,按PO单规定的审批权限,一起提交学院领导及董事会审定。有必要的项目,在学院领导及董事会同意情况下,可再进行议标，议标负责人由学院领导及董事会指定专人或中心主任负责。

6)  学院领导及董事会对评标程序,评标的结论意见,议标结果和PO单进行审定。

7)  审定后,由采购中心或中标供应商编制合同文本,按学院规定程序会签,会签完成后由董事会指定专人签约。

8)  签约后,由采购中心主任安排采购员根据合同要求请款采购(使用单位负责资金预算),并负责组织有关部门人员共同参与验收和在验收报告中签名确认是否合格.跟进货物进仓,退换,保修期内的售后服务和货款结算工作

 9)招标采购从接受经批准的请购(PR)单开始最长不能超过40个工作日内完成。

10)采购完成后建立采购信息档案。

四、  竞价采购工作程序

  1） 由使用部门填写请购(PR)单,有必要的请购项目还要作出需求说明,按学院审批程序审批完成后交采购中心核准办理.

  2)  由采购中心主任对使用部门请购(PR)单进行审查核准,要求采购物资名称,规格,,功能要清楚,(品牌、型号、价格仅作参考)审批手续完全,符合预算要求,(有资金使用预算编号)审查核准后由采购中心主任签名并安排采购员开展工作            

3)  采购人员通过市场调查,网上收集,参考历史资料等多种手段,货比三家.批量采购金额三仟元以上,三万元以下的须提供三个以上供货商.金额在三万元以上,十万元以下须提供五个以上供货商,进行性价比分析,性价比分析过程中要注意听取使用部门,技术部门的意见.贵重的和批量大的商品要得到使用部门,技术部门对样板的认可后再确定调查结果。

4)  由经办采购员填写市场调查竞价采购分析表,采购中心主任提出结论意见,并安排采购员填写订购PO单,一起交学院监察部（或监察人）通过后，交学院领导（或董事会）按PO单规定程序审定。

5)  由采购中心根据结论意见编制合同文本按学院规定程序会签,会签完成后由董事会指定专人签约。

6)  签约后由采购中心主任根据合同要求安排采购员请款采购(使用部门负责预算资金),并负责组织有关部门人员共同参与验收和在验收报告中签名确认是否合格,跟进货物进仓,退换,保修期内的售后服务工作和货款结算工作.

7)  市场竞价采购从接受经批准的请购(PR)单开始最长不能超过十个工作日内完成。

8)  采购完成后建立采购信息档案。

五、   询价采购工作程序

  1)  由使用部门填写请购(PR)单,按学院审批程序审批后交采购中心办理。

  2)  采购中心主任对使用部门的请购(PR)必进行审查核准(审查要求与招标采购和竞价采购相同),审查核准后由采购中心主任签名并安排采购。

  3)  询价采购的采购物资,采购员亦要货比三家后向供应商提出优惠供应价格要求。

  4)  成交价格可由采购中心主任确定或中心主任授权采购员现场确定。采购从接受经批准的请购(PR)单开始，最长不能超过五个工作日内完成。

  5)  建立信息资料、价格档案以备查用。

  6)  采购中心要与使用部门共同做好调查工作,分类统计适当储备日常用品和维修用品,减少小批量采购,降低采购成采本.

  7)  小批量采购安排专人负责,一般办公用品和维修用品原则上实行定点采购(特殊物资除外)并尽量要求供应商送货上门,延期集中结算等优惠.采购中心对定点供应商要实行每季度一次(约在二,五,八,十一月)总体价格分析,价格偏高的要随时调整供应商.

  8)  采购员负责请款采购并跟进商品进仓,退换,售后服务,结算等工作。

六、    组织架构

  1)  隶属关系;  采购中心隶属学院管理,为处级部门,接受董事会的监督审核。

  2)  人员配备;  主任一人,采购员若干名。

七、    采购中心主任工作职责

  1)  严于律己,廉洁奉公,不索贿受贿。

  2)  制订修订本部门的管理制度。

  3)  协调实施各部门的采购计划。

  4)  负责组织招标和市场调查工作。

  5)  审定招标总结意见和市场调查总结意见及订购(PO)单后上报。

  6)  经常联络走访供应商,加强沟通,建立广泛的采购网络.。

 7） 建立采购中心采购信息档案。

8） 把好货款结算审批关。

9） 全面负责采购中心的工作，完成学院交给的其它任务。

10）接受学院领导及董事会的监督和稽查并负起采购中心的工作责任。

八、   采购中心采购员工作职责

1） 严于律己，廉洁奉公，不索贿受贿。

2） 努力熟悉学院所需采购设备物资的性能，特点，用途，价格等，增强业务能力，勤跑多问，善于讲价，努力降低采购成本。

3） 负责招标，市场竞价调查的实务工作和询价采购工作。

4） 办理请款，采购，验收，进仓，退换等实务工作。

5） 负责跟进保修期内的售后服务工作，帮助使用部门建立售后服务网联系。

6） 办理结算货款工作。

7） 提供完整的采购渠道（供应商联系人，电话，地址，价格）等资料交仓库汇总建档。

8） 完成学院交给的其它任务。

                                            采购中心修订

                                               2006-6